JÄSENREKISTERIN REKISTERISELOSTE

epsitarra.png

Laadittu: 24.05.2018

Rekisterin nimi
Epsilon ry:n jäsenrekisteri


Rekisterinpitäjä
Epsilon ry
Yliopistokatu 7
80130 Joensuu

Rekisteriasioita hoitavat henkilöt
Yhdistyksen hallituksen jäsenet, yhteystiedot löytyvät yhdistyksen kotisivuilta (http://epsilon-ry.collapick.com/index.php/fi/etusivu). Jäsenrekisterin tiedot säilytetään UEF:in Microsoft OneDrive-alustalla.


Jäsenrekisterin käyttötarkoitus
Yhdistyslain 11§ noudattaminen.

Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tilanteissa: jäsenyyden hyväksyminen ja tarkastaminen tilanteissa, joissa jäsenyys on vaadittu. Tilanteita joissa jäsenyys vaaditaan on esimerkiksi seuraavat: henkilö haluaa tilata Epsilon ry:n haalarit, tapahtumalla on jäsenille alennettu hinta.


Jäsenrekisteriin tallennettavat tiedot
Jäsenrekisteriin kirjataan yhdistyslain mukaisesti henkilön täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi henkilö omalla suostumuksellaan ilmoittaa sähköpostiosoitteensa, pääaineensa ja opintojensa aloitusvuoden. Sähköpostiosoite kerätään Epsilon ry:n ja sen jäsenistyön yhteydenpidon helpottamiseksi. Tietoa pääaineesta käytetään jäsenistön rakenteen analysoimiseen ja tietoa aloitusvuodesta aktiivisten jäsenten määrän arvioimiseen.

Jäsentietojen luovuttaminen
Jäsentietoja ei luovuteta eteenpäin.

Tietojen siirto Euroopan Unionin ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa omat tietonsa rekisteristä ja pyytää tietojensa oikaisemista. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia tietojensa poistamista. Näistä asioista rekisteröity voi olla yhteydessä yhdistyksen hallitukseen (epsilon@uef.fi ). Yhdistyksen hallitukselta saa lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista ja jäsenrekisteristä.


Rekisteritietojen suojauksen periaatteet
Paperinen jäsenrekisteri säilytetään yhdistyksen lukituissa tiloissa, jonne vain ja ainoastaan yhdistyksen hallituksella on avaimet.

Sähköinen jäsenrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Yhdistyksen hallituksella on käyttäjätunnukset ja salasanasuojaus jäsenrekisteriin.

Henkilötietojen säilyttäminen

Jäsenrekisterissä rekisteröidyn henkilön tietoja säilytetään jäsenyyden ajan.


SÄHKÖPOSTILISTAN REKISTERISELOSTEepsitarra.png

Laadittu: 25.05.2018

Rekisterin nimi
Epsilon ry:n sähköpostilista


Rekisterinpitäjä
Epsilon ry
Yliopistokatu 7
80130 Joensuu

Rekisteriasioita hoitavat henkilöt
Yhdistyksen tiedotusvastaava hoitaa Epsilon ry:n sähköpostilistaa. Yhteystiedot löytyvät yhdistyksen kotisivuilta. Sähköpostilistan tietoja säilytetään UEF:in palvelimella.

Sähköpostilistan käyttötarkoitus
Sähköpostilistan kautta Epsilon ry. tiedottaa jäsenistöä yhdistyksen toiminnasta sekä jakaa yhdistykselle tulevia työpaikkailmoituksia tai muuta yhdistyksen jäseniä hyödyttäviä informaatioita.


Sähköpostilistalle tallennettavat tiedot
Sähköpostiosoite sekä rekisteröityvän omasta tahdosta nimi.

Sähköpostitietojen luovuttaminen
Ei luovuteta eteenpäin.

Tietojen siirto Euroopan Unionin ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa omat tietonsa rekisteristä ja pyytää tietojensa oikaisemista. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia tietojensa poistamista. Näistä asioista rekisteröity voi olla yhteydessä yhdistyksen hallitukseen (epsilon@uef.fi ). Yhdistyksen hallitukselta saa lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista ja sähköpostilistasta.


Rekisteritietojen suojauksen periaatteet
Sähköpostilistan tiedot ovat salasanasuojatut ja listan hallinnoinnin käyttäjätunnus ja salasana ovat vain yhdistyksen hallituksen käytössä.

Henkilötietojen säilyttäminen
Sähköpostilistan tiedot säilytetään rekisteröimisestä siihen asti, kun rekisteröity haluaa poistua sähköpostilistalta.


TAPAHTUMANILMOITTAUTUMISEN REKISTERISELOSTEepsitarra.png

Laadittu: 24.05.2018

Rekisterin nimi
Epsilon ry:n tapahtumailmoittautuminen


Rekisterinpitäjä
Epsilon ry
Yliopistokatu 7
80130 Joensuu

Rekisteriasioita hoitavat henkilöt
Epsilon ry:n tapahtumavastaavat ja tarvittaessa myös muut hallituksessa toimivat henkilöt.

Tapahtumailmoittautumisen käyttötarkoitus
Kerätä tapahtumaan ilmoittautuvan henkilön tiedot, jotta voimme tarkastella ilmoittautumisien määrää ja jakaa infoa tapahtumasta ilmoittautuneille.


Tapahtumailmoittautumiseen tallennettavat tiedot
Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä kerätään ainakin ilmoittautuneen nimi, sähköpostiosoite ja jäsenyys. Muita tietoja voidaan myös kerätä, jos tapahtuma vaatii (kuten ruoka-aineallergiat tai puhelinnumero). Ilmoittautuja luovuttaa kaikki tiedot omalla suostumuksellaan.


Tapahtumailmoittautumisien luovuttaminen
Tietoja luovutetaan, jos tapahtuman järjestäminen niin vaatii. Esimerkiksi Epsilon ry:n järjestämän risteilyn ilmoittautumistiedot on luovutettava myös taholle, jonka kautta risteily on järjestetty.

Tietojen siirto Euroopan Unionin ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa omat tietonsa rekisteristä ja pyytää tietojensa oikaisemista. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia tietojensa poistamista. Näistä asioista rekisteröity voi olla yhteydessä yhdistyksen tapahtumavastaaviin. Tapahtumavastaavien yhteystiedot löytyvät yleensä tapahtuma infosta, mutta myös yhdistyksen kotisivuilta.


Rekisteritietojen suojauksen periaatteet
Tapahtumailmoittautumiset kerätään yliopiston Microsoft Office365 kautta Epsilonin tilillä (epsilon@uef.fi). Tili on salasanasuojattu ja yhdistyksen hallituksella on pääsy kyseiselle tilille.

Henkilötietojen säilyttäminen
Tapahtumailmoittautumisia säilytettään siihen asti, kun tapahtuma on pidetty ja sen jälkeen vielä 3 kuukautta.