Epsilon ry:n säännöt

Yleistä

1 § YHDISTYKSEN NIMI JA KOTIPAIKKA

Yhdistyksen nimi on Epsilon ry ja kotipaikka on Joensuun kaupunki.

2 § YHDISTYKSEN TARKOITUS

Yhdistyksen tarkoitus on toimia Itä-Suomen yliopiston matematiikan, fysiikan ja tietojenkäsittelytieteen opiskelijoiden etu- ja yhteistyöjärjestönä, tukea heidän opintojaan, harrastuksiaan ja ammatillisia sekä sosiaalisia pyrkimyksiään ja lisätä heidän yhteiskunnallista aktiivisuuttaan. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää tiedotus-, keskustelu- ja huvitilaisuuksia sekä opintoretkiä, antaa opinto-ohjausta, välittää ja julkaisee voittoa tavoittelematta kurssikirjoja sekä muita painotuotteita ja monisteita. Lisäksi yhdistys ylläpitää yhteyksiä muihin opiskelijayhteisöihin, matemaattis-luonnontieteellisten aineiden valtakunnallisiin yhteisöihin, luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekuntaan, matematiikan ja fysiikan laitokseen sekä tietojenkäsittelytieteen laitokseen.

3 § JÄSENMAKSU

Toimintansa rahoittamiseksi yhdistys kantaa varsinaisilta jäseniltään ja kannattajajäseniltään jäsenmaksua, joka on yhdistyksen syyskokouksen vuosittain määräämä summa. Yhdistyksen jäsen maksaa jäsenmaksun liittyessään jäseneksi ja jäsenyys on elinikäinen. Kunniajäseniltä ei peritä jäsenmaksua.

4 § TILI- JA TOIMINTAKAUSI

Yhdistyksen tili- ja toimikausi on kalenterivuosi. Yhdistyksen tilinpäätös on jätettävä toiminnantarkastajille vähintään kaksikymmentäyksi (21) vuorokautta ennen kevätkokousta. Toiminnantarkastajien lausunnon on oltava valmiina vähintään neljätoista (14) vuorokautta ennen kevätkokousta

Jäsenet

5 § JÄSENET

Yhdistyksen varsinaisena jäsenenä voi olla Itä-Suomen yliopistossa matematiikkaa, fysiikkaa tai tietojenkäsittelytiedettä pääaineenaan opiskeleva opiskelija. Pääaineopiskelijoilla tarkoitetaan sekä perus- että jatkotutkinto-opiskelijoita. Yhdistyksen kannattajajäsenenä voi olla yhdistyksen hallituksen kannattajajäseneksi hyväksymä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö. Kunniajäseneksi yhdistyksen kokous voi äänten enemmistöllä hallituksen esityksestä kutsua henkilön, joka on erityisen ansiokkaasti edistänyt yhdistyksen tavoitteita. Yhdistyksen jäsenistä pidetään jäsenluetteloa.

6 § JÄSENEKSI LIITTYMINEN

Yhdistyksen jäseneksi haluavan henkilön täytyy täyttää jäseneksi liittymiskaavake. Jäseneksi hyväksymisestä päättää yhdistyksen hallitus.

7 § YHDISTYKSESTÄ EROAMINEN

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä milloin tahansa ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle. Jäsen voi myös erota ilmoittamalla siitä yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi. Eroaminen tapahtuu seitsemän (7) vuorokauden kuluessa eroilmoituksen tekemisestä. Erotessaan jäsen menettää jäsenelle kuuluvat jäsenoikeudet.

8 § YHDISTYKSESTÄ EROTTAMINEN

Jäsen voidaan erottaa hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kahden kolmasosan 2/3 äänten enemmistöllä, jos jäsen 1) on jättänyt täyttämättä ne velvollisuudet, joihin hän yhdistykseen liittyessään on sitoutunut; 2) on menettelyllään, käytöksellään tai toiminnallaan yhdistyksessä tai sen ulkopuolella vahingoittanut huomattavasti yhdistystä; tai 3) ei enää täytä laissa tai näissä säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

9 § EROTTAMISMENETTELY

Jäsenen erottamisesta päättää yhdistyksen kokous hallituksen esityksestä. Päätöksessä on mainittava erottamisen syy. Jäsen ei ole yhdistyksen kokouksessa esteellinen äänestämään itseään koskevassa erottamisasiasta äänestettäessä. Ennen päätöksen tekemistä asianomaiselle jäsenelle on annettava tilaisuus selvityksen antamiseen asiassa.

Yhdistyksen kokous

10 § YHDISTYKSEN KOKOUS

Yhdistyksen päätösvaltaa käyttää sen kokous. Yhdistyksen kokouksia ovat syyskokous, kevätkokous ja ylimääräinen kokous. Syyskokous pidetään joulukuun 31. päivään mennessä ja kevätkokous toukokuun 31. päivään mennessä.

11 § KUTSUMINEN

Kutsu yhdistyksen sääntömääräiseen tai ylimääräiseen kokoukseen on julkaistava vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta. Ylimääräinen kokous on pidettävä, mikäli vähintään 1/10 yhdistyksen varsinaisista jäsenistä sitä kirjallisesti vaatii ilmoittamiensa asioiden käsittelyä varten. Tällöin kokous on kutsuttava koolle neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa vaatimuksen lähettämisestä yhdistyksen hallitukselle. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksessa käsiteltävät asiat.

12 § PÄÄTÖSVALTAISUUS

Kokous on päätösvaltainen, kun se on sääntöjen mukaan kutsuttu koolle. Kokouksen avaa kokoonkutsujana hallituksen puheenjohtaja tai tämän ollessa estynyt, hallituksen varapuheenjohtaja.

13 § JÄRJESTÄYTYMINEN

Kokoukselle valitaan puheenjohtaja, sihteeri, kaksi (2) pöytäkirjan tarkastajaa sekä kaksi (2) ääntenlaskijaa. Yhdistyksen kokouksessa on jokainen yhdistyksen varsinainen jäsen puhe-, esitys- ja äänioikeutettu sekä vaalikelpoinen. Kannattaja- ja kunniajäsenillä on puhe- ja esitysoikeus, mutta ei vaalikelpoisuutta eikä äänioikeutta. Yhdistyksen kokous voi tarvittaessa hyväksyä yhdistykselle äänestys- ja vaalijärjestyksen, hallituksen johtosäännön sekä johtosäännön kullekin hallituksen jäsenelle. Äänestys- ja vaalijärjestyksen sekä johtosääntöjen hyväksymisestä ja niiden muuttamisesta päättää kokous yksinkertaisella äänten enemmistöllä.

14 § SYYSKOKOUS

Yhdistyksen syyskokouksen on käsiteltävä ainakin seuraavat asiat; 1) valita yhdistykselle hallitus ja hallituksen jäsenistä puheenjohtaja seuraavan kalenterivuoden ajaksi; 2) valita kaksi tilintarkastajaa sekä heille henkilökohtaiset varatilintarkastajat; 3) hyväksyä hallituksen esityksestä toimintasuunnitelma; 4) hyväksyä hallituksen esityksestä talousarvio; 5) päättää varsinaisten jäsenten sekä kannattajajäsenten jäsenmaksun suuruudesta ja kantotavasta; 6) päättää uusista kunniajäsenistä hallituksen niin esittäessä; sekä 7) käsitellä muut esille tulevat asiat.

15 § KEVÄTKOKOUS

Yhdistyksen kevätkokouksen on käsiteltävä ainakin seuraavat asiat; 1) päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta tilintarkastajien lausunnon kuultuaan; 2) hyväksyä toimintakertomus hallituksen esityksestä sekä päättää vastuuvapauden myöntämisestä; sekä 3) käsitellä muut esille tulevat asiat.

16 § YLIMÄÄRÄINEN KOKOUS

Ylimääräinen kokous on pidettävä, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai hallitus katsoo siihen olevan tarvetta. Ylimääräinen kokous on hallituksen kutsuttava koolle aina, kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen varsinaisista jäsenistä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten hallitukselta kirjallisesti vaatii.

17 § ESTEELLISYYS YHDISTYKSEN KOKOUKSESSA

Jäsen ei saa päättää eikä tehdä päätösehdotuksia päätettäessä hänen ja yhdistyksen välisistä sopimuksista tai muusta asiasta, jossa hänen yksityinen etunsa on ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Hallituksen jäsen tai muu, jolle on määrätty tai annettu hallintoon kuuluva tehtävä, ei saa äänestää
päätettäessä tilinpäätöksen vahvistamisesta, tilintarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta taikka vastuuvapauden myöntämisestä, milloin asia koskee hallintoa, josta hän on vastuussa.

18 § PÄÄTÖKSENTEKOJÄRJESTYS

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, jollei erikseen näissä säännöissä muualla mainita; 1) se mielipide, jota on kannattanut yli puolet äänestyksessä annetuista äänistä; 2) äänten mennessä tasan se mielipide, jota kokouksen puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa, paitsi vaaleissa, joissa ratkaisee arpa; sekä 3) yhdistyksen sääntöjen muuttamisessa ja purkamisessa tai yhdistyksen omaisuuden pääosan luovuttamista koskevassa asiassa se mielipide, jota on kannattanut vähintään kolme neljäsosaa (3/4) äänestyksessä annetuista äänistä.

19 § PÖYTÄKIRJA

Yhdistyksen kokouksessa on pidettävä pöytäkirjaa, jonka allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri, ja jonka tarkastavat kokouksen valitsemat pöytäkirjan tarkastajat, joita on oltava ainakin kaksi. Pöytäkirjan on oltava myöhemmin julkisesti luettavissa yhdistyksen hyväksi katsomassa paikassa.

Hallitus

20 § YHDISTYKSEN HALLITUS

Yhdistyksen toimeenpano- ja valmisteluvalta kuuluu hallitukselle, jossa on vähintään kolme (3) ja enintään yksitoista (11) jäsentä. Yhdistys voi lisäksi valita enintään kaksi (2) varajäsentä. Syyskokous valitsee vaalilla hallituksen jäsenistä puheenjohtajan. Hallituksen ja tilintarkastajien toimikausi on sama kuin yhdistyksen tilikausi. Hallitus päättää itse työnjaostaan.

21 § KUTSUMINEN

Kutsu hallituksen kokoukseen on lähetettävä siten, kun hallitus järjestäytymiskokouksessaan päättää. Kokouskutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat.

22 § PÄÄTÖSVALTAISUUS

Hallituksen kokous on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä vähintään puolet hallituksen jäsenistä on läsnä.

23 § HALLITUKSEN TEHTÄVÄT

Hallituksen tehtävänä on; 1) tehdä yhdistyksen puolesta sopimukset ja muut oikeustoimet, sekä muutoinkin edustaa yhdistystä; 2) valita keskuudestaan varapuheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja ja päättää hallituksen muusta työnjaosta;
3) perustaa tarvittaessa avukseen asioiden valmistelua tai toimeenpanoa varten työryhmiä; 4) valmistella ja esittää yhdistyksen kokoukselle sääntöjen edellyttämät asiat, lukuun ottamatta hallituksen puheenjohtajan ja hallituksen jäsenten vaalia ja hallituksen erottamista; Hallitus voi saattaa yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi toimivaltaansa kuuluvan asian, joka on yhdistyksen toiminnan kannalta laajakantoinen tai periaatteellisesti tärkeä.

24 § ESTEELLISYYS

Hallituksen jäsen ei saa osallistua hänen ja yhdistyksen välistä sopimusta koskevan eikä muunkaan sellaisen asian käsittelyyn eikä ratkaisemiseen, jossa hänen yksityinen etunsa saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa.

25 § PÖYTÄKIRJA

Hallituksen kokouksessa on pidettävä pöytäkirjaa, jonka allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja sekä sihteeri ja jonka tarkastavat kokouksen valitsemat pöytäkirjantarkastajat. Pöytäkirjan on oltava myöhemmin julkisesti luettavissa yhdistyksen hyväksi katsomassa paikassa.

26 § HALLITUKSEN VAIHTAMINEN JA TÄYDENTÄMINEN

Mikäli hallitus tai hallituksen jäsen eroaa tai erotetaan tehtävästään kesken toimikauden, valitaan yhdistyksen kokouksessa uusi hallitus tai sen jäsen jäljellä olevaksi toimikaudeksi siten, että hallitus tai sen jäsen jatkaa tehtävässään kunnes uusi hallitus tai sen jäsen on valittu.

Erilaisia määräyksiä

27 § SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN

Sääntöjen muuttamisesta päättää yhdistyksen kokous. Muutospäätös on tehtävä vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa peräkkäisessä ja vähintään kahden viikon väliajalla pidettävässä kokouksessa. Ehdotus sääntöjen muuttamisesta on tehtävä kirjallisena hallitukselle.

28 § NIMENKIRJOITTAMINEN

Oikeus yhdistyksen nimenkirjoittamiseen on hallituksen puheenjohtajalla, varapuheenjohtajalla sekä rahastonhoitajalla, aina kahdella yhdessä. Kuitenkin siten, että toinen nimenkirjoittajista on joko puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja.

29 § TILINKÄYTTÖOIKEUS

Yhdistyksen tilinkäyttöoikeus on puheenjohtajalla ja rahastonhoitajalla. Yhdistyksen laskut hyväksyy joko rahastonhoitaja tai puheenjohtaja.

30 § YHDISTYKSEN PURKAUTUMINEN

Yhdistyksen purkautumisesta päättää yhdistyksen kokous. Päätös purkautumisesta on tehtävä vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa peräkkäisessä ja vähintään kahden viikon väliajalla pidettävässä kokouksessa. Ehdotus yhdistyksen purkautumisesta on tehtävä kirjallisena hallitukselle. Yhdistyksen purkautuessa tai tullessa lakkautetuksi ovat yhdistyksen varat käytettävä matemaattisen ja luonnontieteellisen kirjallisuuden hankkimiseen Itä-Suomen yliopistolle. Varojen käyttämisestä tämän säännön nojalla päättää yhdistyksen jälkimmäinen purkautumisesta päättävä kokous.

31 § YHDISTYKSEN TUNNUS

Yhdistyksen tunnuksesta päättää yhdistyksen kokous. Päätös tunnuksen valitsemisesta on tehtävä kahdessa peräkkäisessä ja vähintään kahden viikon väliajalla pidettävässä kokouksessa. Ehdotukset yhdistyksen tunnukseksi tai tunnuksen vaihtamiseksi on tehtävä kirjallisena hallitukselle.

Muut säädökset

32 § YHDISTYSLAKI

Niiltä osin, kuin näissä säännöissä ei ole määräyksiä, noudatetaan voimassaolevan yhdistyslain säädöksiä.